Bu bir füzyon yazıdır (@_Asfaltina_ yazının akışını belirledi, kalanını bana bıraktı).
Yazıyı, ‘nasıl yapılır’dan çok, iş analizi stratejileri diye okuyun olur mu?
Röp gibi gidelim.
• İş analizine ihtiyaç duyduğumuzu nasıl anlarız?
• Değişimin arifesinde isek.. Organizasyon değişikliği, küçülme, departman birleştirme/tek yöneticiye bağlama, verimlilik, ücret tartışmaları gündemdeyse. Ya da bir mehdi İK’cı geldiyse. Ve en sık rastladığım: üst yöneticiler daha yukarıda birilerine şekil yapmak istiyorsa.
• Bir firmada iş analizi ve görev tanımları yoksa ne olur?
• İş profili çıkarmanın (ki işe alma öncesi çok lazımdır), eğitim ihtiyaç analizi ve ücret skalası yapmanın her birinin kendine ait ayrı yöntemi var. Kimse duymasın ama ben bu görev tanımlarının babasını da sevmezdim. İK’nın onuru için varlar genellikle. Durumsal düşünmek kaydıyla, olmasa da olur bence.
• Diyelim ki görev tanımları çıkarıldı. Bunun duyurusu (lansmanı) nasıl yapılmalı?
• Duyuruya gerek yok. Sessizce kullanıma girer, olur biter. Zaten sürekli iyileştirme/güncelleme gerektiren bir şeydir. Farzedin yeni bir İK yazılımı aldınız; bu sadece departmanın iç işleyiş kalitesini ilgilendirir.
• Genel müdürün iş analizine eli ne kadar uzanmalı ve desteği ne olmalı?
• Cevap, o genel müdürün ne kadar ‘techguy’ olduğuna bağlı. Alttan gelme birisiyse: welcome. Yaptığı bir tür süpervizörlükse, erken müdahaleye girebilir. Zaman zaman bilgilendirme ve durum değerlendirme brifingleri sakinleştirebilir.
• İş analizini yapmak için en etkili yöntem diye bir şey var mı? Nasıl bir yol izlenmeli?
• Kuruma özel performans potpurisi gibi, analizde de yöntem yaratmaktan yanayım. Bir defa mülakat-gözlem-anket, üçü de olmalı. İş envanterleri, ‘hard’ üretim işlerinde kullanılabilir. Zaman/hareket etüdü falan gerektirir.
Ben durum analizini daha çok kullanırım. Küçük bir ekip kurarım, içlerinde mutlaka iyi bir ‘Visio’cu olur (malum, iş akış şemaları uygulaması). 6 parametreyle süreç görselleşir. Onunla, iş analizinin amaçladığı bütün sonuçlar gerçekleştirilir.
Yöntemle ilgili sonsöz: Bilişsel faaliyetin, inisiyatif kullanmanın ve yoğun müşteri ilişkilerinin olduğu işlerde beklenen davranışların da çıkarılması çok yararlı olabilir.
• Görev tanımlarında, sorumluluk dahilinde olmayan işler de belirtilmeli mi?
• Hâşâ. Görev tanımının gücü ona yetmez. Doğaçlama görevler yetkinliklere girer.
• Süreç iyileştirme ve geliştirmenin bilinçlendirmesi (iç iletişimi) nasıl yapılmalı?
• Bu çok önemli. Derece derece uygulamaya sokulan (gerektikçe bir sonrakine geçmek üzere) yöntemler var: 1) Anlatma kampanyası (kısa eğitimler, herkese gönderilen video linkleri falan), 2) Bir geçiş süresi tanıyıp geri bildirim istemek, 3) Pekiştirme (umulmadık zamanlarda ve yeterli tekrarla öneride bulunanları kişiye özel ödüllendirmek).
İş analizi, SGK’nın istemediği pahalı tetkikler gibi bir şey. Steteskopla da teşhis konur ama MR diye bir şey varken bir sürü şey gözden kaçar.