Prosedür nasıl yazılır?

Proceeding = işleyiş, hareket tarzı, ilerleme.

İstek peçetesi geldi de ondan şey ediyorum yani.

Gerçekler şudur: Birileri (ki genellikle bu bir İK’cı olur) oturur kendi başına takada tukada prosedür yazar. Sonra onaya sunduğu kişi üşenir okumaz, bir süre onda bekler. Biraz süründükten sonra onaylanır.

Ha bu arada kurum içinde hiç fark edilmeyebilir. Sonra klasörlenir. Denetimlerde isteyene gösterilir.

Ama hayat kendi yolunu bulur.. yuvarlanıp gidilir.

Halbuki şöyle olmalıydı:

1’inci adım: Süreçlendirme.

Adım adım süreçlerin çalışılması gerekir. Tartışarak. Onu yaşayacak insanlarla konuşarak. Hatta uzun dönemdeki muhtemel değişimleri gözönüne alarak.

2’inci adım: Politikaları belirleme.

Politikalar, yani, seçilen hareket tarzları (etimoloji sözlüğüm way of management diyor), standart hale getirmek istediğimiz kurumsal tercihler. Mesela çalışanların eş ve akrabalarını işe alıp almamak. Mesela kuruma özgü mazeret izni sebepleri. Mesela performans değerlendirmenin aşamaları.

Politikalar mı önce, prosedür mü önce belirlenir sıralaması tartışmalı; bazıları, politikaları en son iş görüyor. Prosedürden sonra yapacakmışız. Olmaz! Politikalar, prosedürlerin kaderini çok etkiler. Onları bilmeden karar veremeyiz.

3’üncü adım: Prosedürler ve kılavuzlar.

Öyle bir noktaya gelinmeli ki, prosedürü yazmak artık herkesin bildiğini kayda geçirmek gibi olmalı. Belki özgün bir yazma tarzı geliştirilebilir: Kısa öz prosedürler ve eşzamanlı olarak uygulama talimatları.

Gerçekten de, prosedür dediğiniz, üzerinde konsensüs sağlanmış politikaların hayata geçirilmesinden başka bir şey değil. 

Mesele onları yazmak değil, sahici olmaları ve canlı tutmak. 

Bir adanmışlık öyküsü

Commitment demek istiyorum, anlayın işte.

Bir adam varmış. 30 yıl büyük bir kurumda çaycılık yapmış. Herkes tanırmış. Çok severlermiş onu. Birgün emekli olmuş.

Sıkılmış ama evde. Tanıyanlar araya girmiş, daha küçük bir şirkete tavsiye etmişler. Yeniden başlamış çalışmaya.

Gene bir zamanlar geçmiş.

Sonra tamam artık demiş. Bir ömrün yorgunluğu. İsterseniz damadım devam edebilir yerime demiş. O kadar güvenilen bir insanmış ki, hiç düşünmeden kabul etmişler.

Kimse ondan böyle bir şey istemediği halde oturmuş iki sayfa yaptığı işleri yazmış. Madde madde. Ayrıntılarıyla. Dikkat edilmesi gereken noktalarıyla. Kimin çayını kahvesini nasıl içtiğinden, akşam çıkarken kontrol edilmesi gereken yerlere kadar.

Sonra oryantasyona başlamış. Emin oluncaya kadar.

Ona veda partisi yapmışlar son gün. Genel müdür o listeden o kadar etkilenmiş ki, konuşmasında sürpriz olarak içinden maddeler okumuş.

Sonra damadı başlamış.

Onu tanıdım ben. Aynen efsane kayınpederi gibi.

Ses tonu, yüz ifadesi, dikkati, hiçbir gün öteki günden farklı değil. Şunu düşündürtür: O anda en önem verdiği sizsiniz.

Söyleneni unutmaz. Herkesin alışkanlıklarını bilir.

Bir sürü kendi kendine belirlediği görevleri vardır.

Hiç kimse ona karışmaz, işi onundur.

Kızmaz. Küsmez. Kimseyi ayırt etmez. Belli saatlerde yaptığı işleri vardır, onların zamanı hiç kaymaz.

Bunlar benim gözümde nedir biliyor musunuz?

Görev falan değil. Tevekkül değil. Basit bir kültürel davranış değil. Sadece çalışkanlık değil. Çok daha ötesi..

Bir anlam. Bir kişisel etik örneği. Kendine saygı. Kendi yaşamını onurlandırmak.

Kendi ilkelerine adanmışlık.

İş bahane. 

 

 

 

 

Babam

Anlatmayı çok istedim. Vakti geldi galiba. Anılarım beni yoruyor artık.

Hayalimde iki tane babam var.

Çocukluğumdaki babam, benim idolüm. Ona duyduğum sevginin içinde güven, onur, rahatlık var.

Kopuk kopuk sahneler hatırlıyorum: Sobalı bir oturma odamız vardı, sokak kapısının açılma sesini duyunca nasıl koşardım ona. Kendi odamda yatardım, sonra da sabahları uyanınca (gece hiç gitmezdim) onların yatağında göbeğinin üzerine atlardım, sonra da kalırdım üstünde, inmezdim. Bir arap bülbülümüz vardı (evet evet kapkara), evin içinde serbest bırakırdık onu, yorganın altında ondan saklanmaca oynardık, üstümüze konup kafamızı çıkarmamızı beklerdi. Başka bir dönemde bahçede bir bilge kedim vardı, Mestan, onu gizlice eve almamı görmezlikten gelirdi. Annem hiç acı yiyemezdi, benim de yememi istemezdi, masada o görmeden verirdi bana. Yazın eve erken geldiği zamanlarda arabanın kapısını kilitlemezdi (52 Chevrolet), yalnız başıma gidip direksiyon başında otururdum.

Hep dokunmak isterdim ben babama. Böyle işte..

 

 

 

 

 

 

 

Bunlar 50’li yıllar. 60’ların başı. İlkokul zamanları.

Sonra yatılı okul yılları geldi.

Şehirlerarası telefon yazdırılırdı o zamanlar. Okulda (o kasvetli Saint Benoit’dan bahsediyorum) hafta sonları İdare’den çağırırlardı beni telefonun var diye. Ben gelinceye kadar hat açık, bekliyorlar ha. Oturma odasından sokak kapısına koşar gibi koşardım o telefona.

Beyoğlu’unda bir Hacı Salih vardı. Bir gelişinde babam onlara peşin para vermiş. Oğlum gelsin istediğini yesin demiş. Cumartesi öğlene doğru çıkardık okuldan. Ben doğru oraya. Yatılı yıllarımda orada ne yemekler yemişimdir.

Sonra..

21 yaşındaydım, Annem öldü, 3-4 gün içinde.

Kaldık ikimiz.

Fransa’da okuyordum, İstanbul Hukuk’a aldık. Moda’da bir evimiz vardı zaten, okul yıllarında orada yaşıyordum. Babam da işlerini ayarladıkça ara ara Antakya’dan gelip kalıyor. Babamın katı alışkanlıkları vardı, akşam belli saatte yemek yenecek, sonra haberleri dinleyecek. Tuhaf gelirdi, zorlanırdım ama uymaya çalışırdım.

Hukuku bitirdim, avukatlık stajımı yaptım, okulda asistanlığa başladım. İyi kötü bir işim, gelirim var. İşte o zaman en büyük karşı karşıya geliş yaşandı. ‘Baba, bir ilişkim var, ben evlenmeyi düşünüyorum’ dedim. O da ‘ikimiz yalnızız, böyle kalmalıyız’ dedi.

Dinlemedim onu. Ve çocukluğumun büyüsü o zaman bozuldu.

Büyük bir hata yaptım, orta yolu bulmak istedim, Moda’da üçümüz birlikte yaşayalım dedim. Burnumuzdan geldi.

Çıktık evden. Babamı yalnız bıraktık. O da bize rest çekti.

Hemen peşinden berbat bir kadınla evlendi. Yıllarca konuşmadık.

7 yıl sonra oğlum doğdu. Barıştık güya ama hiç doğru dürüst olmadı. Hep bir mesafe. Hep bir kırgınlık.

Birgün eşi telefon etti, hastaneye kaldırdık diye. Hemen koştum. Yoğun bakımda ama bilinci yerindeydi. Beni görünce başını çevirdi. Sonra komaya girdi, 26 gün sonra, 11 Eylül 2001’de öldü.

Küs öldü.

İki erkek yetişkinliği beceremedik biz.

Annem gittikten sonra olmadı.

Zor adamdı. Huysuz adamdı. Geçimsiz adamdı. Belki de onu gerçekten bir tek ben sevmiştim.

Ben hâlâ şurada onunlayım

İstek peçetesi soru & cevapları

• İş hayatında başarılı olmak ne demek? 

Tek cevabı yok. O kişinin başarıdan ne anladığına bağlı. Mesela hedeflerini hep gerçekleştiren ama yanında adam dayanmayan şube müdürü aklıma geldi. Genel Müdürlük ona dokunmuyordu. Bu da bir başarı!

Kimine göre çok uzun tek yerde çalışmak, kimine göre unutulmayacak projelerde görev almış olmak, kimine göre veda gecesinde ekibinin onu uğurlarken ağlaması, kimine göre aldığı sıkı bonuslarla emeklilik yatırımını yapmış olmak.. Ben en iyisi kendime göre neyin başarı sayılmayabileceğini söyleyeyim: Ezberlediği işini hiç geliştirme çabası olmadan, merak etmeden, Dünya’da olup bitenden habersiz, otomatiğe bağlayıp bot gibi tekrarlamak. Not: Akademik başarı, meslek hayatının en başında önemli, işe daldıktan sonra kimsenin aklına bile gelmez. 

• “Kendinizi 5-10 yıl sonra nerede görüyorsunuz?” sorusu ile ne anlamak istiyorlar?

Bir defa bu kadar dalga geçilen bir soruyu hâlâ soran varsa, o kişinin her türlü gerçeklikten kopuk olduğunu varsayabiliriz, ciddiye alıp ne bulmak istediğini tahmin etmeye değmez. Ayrıca bu kadar alt düzey bir mülakatçı ile karşılaşmak, o kurumun kültürü hakkında sağlam ipucudur. Hemen oradan kaçın.

• İş başarısının kişisel etiklerle ilişkisi?

Önce kavramda anlaşalım. Etik, kökeninde gelenek demek. Biraz uyarlarsak ‘davranış ilkesi’ diyebiliriz. Kişisel etikler ~ kişisel davranış ilkeleridir. Benzer durumlarda, ne şekilde davranılacağının öngörülmesidir. Mesela bir avukatın belirli suçların davasını savunmayı kabul etmemesi. Kişisel ahlak anlayışı da diyebiliriz. Seviyeyi biraz yükseltirseniz, adı, bir mesleğe ait ortak ilkeler olur. Daha da yukarı çıkarırsanız, tüm zamanlarda herkes için geçerli ilkelere geliriz ki, onlar artık genel ahlaktır. Kişisel etikler pekâlâ o dönem ve coğrafyada geçerli olan ahlak anlayışıyla uyuşmayabilir.

Soruya dönelim. Bunun iş hayatında ne getirisi olabilir? Bence kararlılıktır, belirliliktir, güvenilirliktir. Hatta biraz daha ileri gideyim, insanın onurudur, dışarıdan algılanma biçimidir. Bedeli neyse ödenir ve tadı çıkarılır🙂

• Kurum içinden herhangi birisi İK’cı seçilebilir mi? Ya da İK çalışanları arasından birisi İK yöneticisi olsa daha verimli olur mu?

Kurum içinden alakasız bir işkolundan birisinin İK’nın en tepesine getirilmesine çok tanık oluyoruz. Galiba kültüre uyumu kaygısıyla, ya da ‘mutemet’ mantığıyla yapılıyor. Avantajları malum, kapalı kutu bir yabancıyla sonra başınız ağrımıyor. Dezavantajı, İK bilgi ve birikim eksikliği. O kişiler o saatten sonra bilgi açığını kapatamıyorlar, işler sağduyuyla ve genel yönetim becerileriyle gidiyor.

Departman içinden birinin İK yöneticisi olması ve sonrasında kabul görmesi tamamen o ortamın kültürüne bağlı. Tutumlar ölçülebilir ve bu terfinin sonuçları öngörülebilir. Yani cevap durumsal. İyi de olabilir, kötü de.

• Toplantıya hep geç gelenlere ne yapılabilir?

Gayet kolay. Geç gelenin kafasında aksi yönde bir düşünce pekiştirilir. Evet, hashtag, Skinner’ın pekiştirmesi. Beklenmedik zamanlarda, ara ara onsuz başlatılır. Burada üç unsur var: Onsuz başlatılabileceğini göstermek (olumsuz pekiştirme), bunu belirsiz zamanlarda yapmak ve yeterli miktarda tekrarlamak. Sonunda şöyle düşünmeye başlar: “Bunlar bensiz başlayabilir, gecikmeyeyim”. İşte o an, edimsel olarak şartlandığı andır. Gecikmez artık.

Ama bunu yapan yöneticinin kendisiyse, olay bitmiş demektir. Tam tersine işler. Toplantıya geç kalınabileceği konusunda rol modelliği yapmış demektir. Herkes geç gelebilir.

• Bir yönetici, çalışanıyla gerçekten ilgilendiğini ona nasıl fark ettirebilir?

Nasıl gidiyor, nasılsın diye sorarak değil. Yaptığı işlerle ilgili geribildirimler vererek (umulmadık zamanlarda, küçücük konularla ilgili yorumlar ne etkileyici olur).

Sinir oluyorum koç/mentor lafına ama, adını böyle koymadan bunu yaparak (püf noktası, küçük yönlendirmelerle başarmasını sağlamak).

Hep gerçek olarak. İyiye iyi olmuş, iyi olmayana olmamış diyerek. Koca insanlara pışpışa gerek yok. Sahici olununca hem başarılar daha değerli olur, hem beğenilmeyenler koymaz, çünkü takdirin de gelebileceği bilinir.

Yani yöneticilik oynanmaz, birlikte yaşanır dedim.

• Yöneticinin sorumlulukları battal gazi olmadan nasıl hatırlatılır?

Yapılamaz. Bunu hazmedecek yönetici yok gibi bir şey. Beni eleştirebilirsiniz diyene de inanmayın. Yalan! Yazar bir yere. Unutmaz. O anda belli etmez, kokusu sonra çıkar. Sorumluluklarının hatırlatılması gerekiyorsa geçmiş olsun, umutsuz vakadır o.

İmkansız İK’lar

Kocaman bir fabrikaydı. Türkiye’nin kendi alanında lideri.

Benden çok önem verdikleri bir iş istemişlerdi: Doğru İK’cıyı bulma.

Klasiğimdir, önce kurum kültürlerini anlamam lazım.

Çok da uzaktı yerleri, höff.. birkaç gün uğraştım. İnsanlarla konuştum. Anekdotlar dinledim. Yıllar içinde İK’dan kimler gelip geçmiş, yarı hayal etmeye çalışarak öykülerini canlandırdım (evet duygusu, yok olmuş medeniyetlerden izler gibi).

İşin sonuna geldim. Anlatacağım fikrimi artık. 3 kardeş de gelmiş. Birisi hiç konuşmuyor. Söylemişlerdi, abisine küskünmüş. Geçinemezlermiş. Daha ben anlatmadan işim var dedi, kalktı gitti. Ortancadan tık yok; orada ama değil. O da sessiz protestolarda.

Abinin beni dinlerken yüzü maske gibi; asık.. tepkisiz..

Mealen; İK olmaz size, güvendiğiniz eski bir adamınıza yaptırtın, olduğu kadar, sizin için güven hayati önemli, boşverin bilgiyi dedim. Önemli olan iletişiminiz. Siz nasılsa hep işlere dahil olacaksınız.. siz yönlendireceksiniz, o yerine getirecek.

Hiç hoşuna gitmedi. Cevap şu: Hayır kurumsallaşacağız, en iyisini bulup getirteceğiz, neyse gereği yapılacak.

Herkes yoluna oldu.

Geçenlerde duydum ki, başka gelip gidenler de olmuş. Şu anda İK’da uzman pozisyonunda bir çocuk varmış. Tek başına. İzinleri, özlük işlerini falan yapıyormuş. Bordroyu zaten muhasebe yapıyordu.

Anlattığım olayın üzerinden tam 5 yıl geçti.

Bunlar hep temenni edilen gelecekler. İnkarlar. Kaybedileceği belli kumarlar.

Kültürler, niyetlerden daha güçlü.